تضمن مهام أمانة مجلس الكلية تنظيم اجتماعات مجلس الكلية، وتوثيق محاضرها، وإبلاغ قرارات المجلس للأقسام المعنية، ومتابعة تنفيذ هذه القرارات، بالإضافة إلى أرشفة المحاضر والمراسلات ذات الصلة. كما تعمل أمانة المجلس كإدارة تنفيذية مساندة للعميد، رئيس المجلس، في تسهيل أعماله وتقديم الدعم الإداري والسكرتارية اللازمة.
المهام الرئيسية
- تنظيم الاجتماعات: تهيئة جدول أعمال اجتماعات مجلس الكلية وإبلاغ الأعضاء بمواعيدها.
- توثيق المحاضر: تسجيل وتدوين محاضر اجتماعات مجلس الكلية وتوثيق مقرراتها بدقة.
- إحالة الموضوعات: إحالة الموضوعات التي تتطلب دراسة أو رأيًا إلى الأقسام والشعب والوحدات المختصة.
- المتابعة والتنفيذ: متابعة الأقسام والوحدات للتأكد من تنفيذها للقرارات والمصادقات التي أصدرها مجلس الكلية.
- أرشفة وحفظ الوثائق: حفظ وترتيب جميع محاضر اجتماعات المجلس، بالإضافة إلى تنظيم وفهرسة البريد الوارد والصادر والمذكرات الداخلية.
- التنسيق مع الجهات العليا: إحالة قرارات ومحاضر مجلس الكلية إلى رئاسة الجامعة للمصادقة عليها ورفعها للجهات المعنية عند الحاجة.